De hecho, toda la vida ha habido conocimiento. Los filósofos han tratado de estos conceptos desde el inicio de la filosofía en Grecia. Así pues, ¿por qué ahora empezamos a hablar de la gestión del conocimiento? Por diversas razones fundamentales. La primera es que con la bien denominada o mal denominada nueva economía, economía del conocimiento o economía de la información.Ello hace que las empresas estén cada vez más preocupadas por cómo utilizan estos recursos, y también por lo que sucede cuando hay gente que abandona la organización, por ejemplo como resultado de una reducción de personal. Es entonces cuando, de repente, las empresas se dan cuenta de que personas que ellos creían que eran prescindibles en realidad tienen un conocimiento que es vital para la organización. La preocupación por este aspecto hace que se plantee la necesidad de que todo el capital en forma de conocimiento que posee la organización se quede dentro de dicha organización.
Por otra parte, todo el proceso de globalización ha hecho que muchas grandes empresas, Muchas consultoras, por ejemplo, y otras multinacionales vean claramente la necesidad de que el conocimiento que poseen en una parte del mundo sea aplicable fácilmente en otras partes del mundo donde también tienen intereses. Por lo tanto, esto hace que este conocimiento que hasta ahora a escala local es posible que lo tuviera una sola persona y que así ya funcionase deba ponerse en manos de la organización y que este proceso se tenga que gestionar de algún modo. Otro elemento fundamental que ha tenido una importancia vital es el hecho de que las nuevas tecnologías han aportado toda una serie de herramientas y metodologías que permiten hacer muchas cosas relacionadas con el conocimiento que antes no podían llevarse a cabo. En cierta medida, la tecnología ha dado la clave para realizar toda una serie de procesos que ahora pueden automatizarse o estructurarse y que, por lo tanto, permiten gestionar algo más eso que denominamos conocimiento.
¿Puede gestionarse realmente el conocimiento?
De todos modos, otra pregunta que también nos hacemos a menudo es: "¿Puede gestionarse realmente el conocimiento?". En la figura de alado vemos unas personas con la cabeza abierta que intercambian conocimiento mediante flujos.
Es la típica idea que hace que te plantees si esto funciona así o no. Difícilmente podemos abrir la cabeza de una persona y empezar a gestionar el conocimiento que tiene en su interior. Y difícilmente podemos decir "esto que está en la cabeza de esta persona quiero que pase a aquella otra persona". Las cosas no funcionan así. Por lo tanto, podemos plantearnos si realmente lo que podemos gestionar es el conocimiento o si lo que podemos gestionar son todas las condiciones, todo el entorno, todo lo que hace posible y fomenta que el conocimiento se cree, que el conocimiento se transmita, etc. La gestión del conocimiento acaba siendo una manera de crear condiciones, de facilitar que los flujos de conocimiento circulen mejor.
¿Qué busca la Gestión del Conocimiento (GC)?
Los objetivos es indagar o buscar la forma de fortalecer los espacios a través del conocimiento para que los entes obtengan mejores resultados, entre los que se pueden mencionar:
- Poner en marcha los medios necesarios que uno tiene para poder adquirir la información y el conocimiento determinado que precisa una persona, o también una comunidad, región o país en un momento adecuado, a través de herramientas para poder analizar la información y fortalecer la capacidad de responder a las ideas que se obtienen a partir de esa información y del conocimiento tácito que estos poseen.
- Administrar el conocimiento organizacional y el aprendizaje organizacional con cuyo fin es de fortalecer la institucionalidad que va a instaurar las estrategias de desarrollo en el mediano y el largo plazo.
- Se debe construir marcos integrados más eficaces, a partir de la construcción de futuros, cuyo soporte o cimiento va a ser el conocimiento estratégico que le dará el valor, seguridad y eficacia al proceso.
- Crear una base tecnológica adecuada al contexto y espacio donde se va a aplicar, por el cual pueda circular el conocimiento como el caso de las redes universitarias con la Economía, y conectar las diversas regiones aprovechando y mostrando las experiencias más exitosas y las formas en que fueron superados o solucionados los errores más frecuentes que tuvieron. Esto permite solucionar con una mayor velocidad los tipos de problemas y así poder adaptarse con más flexibilidad.
¿De qué forma se concreta la gestión del conocimiento?
- Valorando el desarrollo de la persona en el trabajo.
- Entendiendo que existe un patrimonio común: el conocimiento, que no es de nadie en exclusividad, que no existe UN “mago de la tribu” que lo maneja, selecciona y conserva. Un patrimonio que se potencia y crece en la INCLUSIVIDAD, en la medida que más se da y comparte, más crece y se fortalece.
- Reconociendo que la formación de la persona y la amplitud de su campo de conocimientos se transforma en un activo empresarial.
- Superando el viejo paradigma de que la capacitación es un GASTO, por la nueva
- Conceptualización de que EFECTIVAMENTE es una INVERSION, no sólo en las personas, sino en la gestión directa de la empresa.
- Socializando la experiencia de recoger y compartir diversas fuentes de información.
- Liberando las “aduanas” internas del conocimiento, posibilitando nuevos accesos al conocimiento al interior de la organización. Que cualquier persona, en cualquier lugar y momento pueda acceder a procesos de participación.
- Facilitando un infraestructura mínima (biblioteca abierta, acceso de internet, convenios con publicaciones, etc)
- Descubriendo en conjunto nuevos procedimientos que permitan recoger, compartir, procesar, discutir y difundir todos aquellos datos/información/conocimiento que se han recogido y que podemos adoptar, adaptar, reutilizar.
- Generando una cultura del compartir del saber y del nuevo hacer.
¿Cómo lo llevaremos a cabo?
- Detectar: Es el proceso de localizar modelos cognitivos y activos (pensamiento y acción) de valor para la organización, el cual radica en las personas. Son ellas, de acuerdo a sus capacidades cognitivas (modelos mentales, visión sistémica, etc.), quienes determinan las nuevas fuentes de conocimiento de acción. La fuentes de conocimiento pueden ser generadas tanto de forma interna (I&D, proyectos, descubrimientos, etc.) como externa (fuentes de información periódica, Internet, cursos de capacitación, libros, etc.). ·
- Seleccionar: Es el proceso de evaluación y elección del modelo en torno a un criterio de interés. Los criterios pueden estar basados en criterios organizacionales, comunales o individuales, los cuales estarán divididos en tres grandes grupos: Interés, Práctica y Acción. Sería ideal que la o las personas que detectaron el modelo estuvieran capacitada y autorizadas para evaluarla, ya que esto permite distribuir y escalar la tarea de seleccionar nuevos modelos. En todo caso deberán existir instancias de apoyo a la valoración de una nueva fuente potencial. ·
- Organizar: Es el proceso de almacenar de forma estructurada la representación explícita del modelo. Este proceso se divide en las siguientes etapas Generación: Es la creación de nuevas ideas, el reconocimiento de nuevos patrones, la síntesis de disciplinas separadas, y el desarrollo de nuevos procesos. ¨ Codificación: Es la representación del conocimiento para que pueda ser accedido y transferido por cualquier miembro de la organización a través de algún lenguaje de representación (palabras, diagramas, estructuras, etc.). Cabe destacar que la representación de codificación puede diferir de la representación de almacenamiento, dado que enfrentan objetivos diferentes: personas y máquinas. ¨ Trasferencia: Es establecer el almacenamiento y la apertura que tendrá el conocimiento, ayudado por interfaces de acceso masivo (por ejemplo, la Internet o una Intranet) Además debe considerar aspectos tales como las barreras de tipo Temporales (Vencimiento), de Distancias y Sociales.
- Filtrar: Una vez organizada la fuente, puede ser accedida a través de consultas automatizadas en torno a motores de búsquedas. Las búsquedas se basarán en estructuras de acceso simples y complejas, tales como mapas de conocimientos, portales de conocimiento o agentes inteligentes.
- Presentar: Los resultados obtenidos del proceso de filtrado deben ser presentados a personas o máquinas. En caso que sean personas, las interfaces deben estar diseñadas para abarcar el amplio rango de comprensión humana.
- Usar: El uso del conocimiento reside en el acto de aplicarlo al problema objeto de resolver. De acuerdo con esta acción es que es posible evaluar la utilidad de la fuente de conocimiento a través de una actividad de retroalimentación. Cabe destacar que el proceso de Gestión del conocimiento propuesto se centra en la generación del valor, por lo que el centro de dirección del proceso es el negocio.
¿Qué es Gestión del Conocimiento?
La Gestión del Conocimiento (en inglés Knowledge Management) es un concepto muy utilizado en las empresas de hoy, ya que pretenden el transferir el conocimiento y experiencia (know how) a los empleados, para poder de ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización. La Gestión del Conocimiento pretende poner al alcance de cada empleado la información que necesita en el momento preciso para que su actividad para que pueda ser efectiva.
Son procesos pre-acordados que permiten mejorar la utilización del conocimiento y de la información que manejan las personas y los equipos.
No es un proceso azaroso, sino intencionado, que permite que las organizaciones que desean alcanzar mayores niveles de logro en sus resultados, lo hagan mediante una inversión consciente en la gestión del conocimiento que involucra a personas, nuevas instancias de trabajo colaborativo, recursos materiales y técnicos, etc.
Objetivos
- Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
- Implantar estrategias orientadas al conocimiento.
- Promover la mejora continua de los procesos, procedimientos, métodos del negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.
- Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
- Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejorando los que ya existen y optimizando el tiempo de solución a los problemas.
- Reducir los costos asociados a la repetición de errores y duplicidad de esfuerzos.
- Potencializar las habilidades, competencias y conocimiento de las personas que integran la organización.
- Crear una cultura de autoaprendizaje y de socialización del conocimiento.
- Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarrollo, adquisición y aplicación del conocimiento.
- Implantar estrategias orientadas al conocimiento. ·
- Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfatizando la generación y utilización del conocimiento.
- Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación del conocimiento.
- Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos productos, mejoras de los ya existentes y la reducción del desarrollo de soluciones a los problemas.
- Reducir los costos asociados a la repetición de errores.
Etapas
- Generar o captar conocimiento
- Estructurar y agregar valor al conocimiento captado
- Transferir el conocimiento
- Establecer mecanismos para la utilización y reutilización del conocimiento
Beneficios
- Reducir el exceso de dependencia del conocimiento tácito
- Minimizar la pérdida de capital intelectual
- Estimular la creatividad y la innovación
- Brindar mayor flexibilidad a la estructura
- Aumentar la capacidad y calidad de respuesta ante cambios
- Mejorar la calidad y eficiencia de la gestión
- Mejorar la integración con terceros vinculados (clientes, proveedores, socios comerciales) Facilitar el aprendizaje organizacional.
Elementos
Capital Intelectual:
- Es el valor intangible de la organización.
- Elementos básicos: Objetivos, recursos, y el entorno organizacional.
- El liderazgo como herramienta fundamental de enlace entre los objetivos y los recursos.
El Capital Total de una empresa está compuesto del Capital Tangible y Capital Intangible (Intelectual).
- El Capital Humano: Es el valor de los empleados en su capacidad de agregar valor a los objetivos de la empresa. Está compuesto principalmente por 2 elementos:
- Competencias: Conjunto de habilidades y destrezas que generan valor en la organización.
- Actitud: Tendencias relativamente duraderas de sentimientos, creencias y comportamientos dirigidos hacia personas, grupos, ideas etc.
- El Capital Estructural: Es el “know how” de la empresa en el método de cumplir las tareas que apuntan a sus objetivos. Se pueden reconocer:
- Las relaciones: conexiones con el entorno permitiendo lograr transacciones o transformaciones orientadas a los objetivos organizacionales.
- Procesos: Actividades concatenadas para lograr un objetivo. Desarrollo: Propiedades intelectuales.
- El Capital Social: Es el conjunto de elementos de la realidad que configuran la sensación de seguridad de los empleados.
- El Capital Cliente: Mide la imagen que tiene el cliente de la empresa. “Fidelidad de la Marca”.
Cultura Organizacional:
- Es un patrón complejo de creencias, expectativas, ideas, valores, actitudes, y conductas compartidas por los integrantes de una organización.
- Surge una cultura que refleja la visión, la estrategia y las experiencias que tuvieron los empleados al ponerlas en práctica.
- Es importante la socialización organizacional, es decir, el proceso sistemático mediante el cual la organización incluye en su cultura a los nuevos empleados.
Diferencia entre clima laboral y cultura:
- El clima se enfocan en mucho más que la satisfacción del empleado con el trato de la empresa o su nivel de felicidad en el trabajo, también mide el nivel de confianza, respeto, justicia y orgullo, y las relaciones con los líderes en la organización.
- La cultura de una empresa es el conjunto de valores y creencias que el personal realmente tiene incorporado en sus mentes y corazones. (Según David Fischman).
Tecnología de la Información y Comunicación:
Es el conjunto de avances tecnológicos que nos proporcionan la informática, las telecomunicaciones, que comprenden los desarrollos relacionados con los ordenadores, Internet, la telefonía, entre otras.
- Tecnología: Aplicación de los conocimientos científicos para facilitar la realización de las actividades humanas.
- Información: Datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es útil para los humanos. Resulta fundamental, ya que a partir del proceso cognitivo de la información que obtenemos continuamente se va tomando las decisiones que dan lugar a todas nuestras acciones.
- Comunicación: Transmisión de mensajes, retroalimentando los contenidos.
Aportes de las TIC:
- Fácil acceso a todo tipo de información.
- Instrumentos para todo tipo de proceso de datos.
- Canales de comunicación inmediata.
- Almacenamiento de grandes cantidades de información.
- Instrumento de conocimiento.
Beneficios de usar las TIC:
- En Comercialización:
- Exportación a través de catálogo en línea.
- Información de mercados.
- Información económica.
- En Producción:
- Información de la Competencia.
- Investigación y Desarrollo de nuevos productos.
- Información de tecnología emergente.
- En la Publicidad:
- La Internet como medio de difusión e imagen.
- Comunicación con socios estratégicos.
- Permite cruzar fronteras.
- En lo Financiero:
- Reducción de costos de comunicación.
- Reducción de costos de comercialización.
- Reducción de costos de producción.
- Reducción de costos de publicidad.
- Acceso a entidades financieras.
Las TIC en los negocios:
Permite disminuir la complejidad de las organizaciones, instituciones y da valor agregado a sus procesos.
Ayudarán a contar con una mejor información para realizar estrategias de negocios.
La necesidad de información obliga a las empresas a construir una infraestructura de información con base de datos bien, sistemas de información que apoyen a los procesos y estrategias del negocio y una infraestructura tecnológica de hardware y software.
Conceptos Claves
Liderazgo: Significa guiar, es un proceso gerencial que orienta, dinamiza, conduce el componente de la organización. La clave del liderazgo se encuentra en las fortalezas del equipo y relaciones basadas en la confianza, el respeto en cuanto aporte y sugerencias.
Funciones de un Líder:
- Integrar.- Hacer que las personas se sientan parte del grupo, y cumpla sus promesas y compromisos. Haga que sus palabras sean de honor.
- Organizar.- Evaluar y organizar las acciones.
- Coordinar.- Todas las funciones simultáneas y ordenadas.
- Representar.- Presentar y defender los puntos de vista del grupo u organización.
Trabajo en equipo: implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada, cooperando para lograr un resultado, siendo importante establecer trabajo en equipo:
- Compromiso.
- Coordinación.
- Confianza.
- Comunicación.
- Complementariedad.
Conclusiones
La Gestión del Conocimiento no es un concepto basado en la tecnología. Que no les engañen los vendedores de software vendiendo miles de sus soluciones de Gestión del Conocimiento. Las compañías que ponen en práctica un sistema de bases de datos centralizados, un sistema de mensajes electrónicos internos, un portal web o cualquier otra herramienta con la esperanza de que han establecido un programa de Gestión del Conocimiento están gastando su tiempo y su dinero. A pesar de que la tecnología puede ayudar, nunca debería ser el punto de salida de un programa de Gestión del Conocimiento. La práctica de la Gestión de Conocimiento debe basarse en quién (personas), qué (conocimiento) y por qué (objetivos de negocio); salvando el cómo (tecnología) para el final.